La Réserve Paris recrute...

DESCRIPTIF DE L'OFFRE

Le/la Coordinateur.trice des évènements a la charge de la commercialisation et de l’organisation des évènements privés des clients au sein de tous les services de la Maison. Dans ce cadre, il.elle collabore étroitement avec les équipes opérationnelles de l’hôtel, dans le but d’offrir un service à la hauteur des standards de l’établissement et de fidéliser la clientèle.

Il/elle s’assure du respect des normes en vigueur dans l’établissement et veille à la bonne qualité de service. Il/elle réalise un suivi des indicateurs de performance avec la Direction, et met en place des actions de fidélisation de la clientèle.

Ces fonctions ont un caractère nécessairement évolutif pour répondre, d’une part aux impératifs d’adaptation de l’entreprise à ses besoins, et d’autre part au plein développement des compétences du titulaire du poste. En conséquence, ces évolutions ne sauraient être considérées comme une modification du contrat de travail, dès lors qu’elles ne conduisent pas à réduire la qualification du titulaire du poste

Activités principales :

• Répondre aux demandes d’organisation d’évènements privés au sein de l’hôtel
• Organiser des rendez-vous clients et mener des visites « site inspections » sur place
• Rédiger et envoyer des propositions (devis) aux clients
• Faire le suivi de chaque demande en mettant tout en œuvre pour satisfaire les clients et en effectuant l’interface avec tous les autres services de l’hôtel (Commercial, Réservations et les équipes opérationnelles - restauration, spa, hébergement)
• Être le point de contact des clients pour l’organisation de leur évènement sur place
• Suivre et rentrer toutes les activités évènementielles dans le logiciel
• Transmettre les informations sur les événements aux opérations,
• Faire un point hebdomadaire sur les évènements à venir avec les équipes opérationnelles
• Faire le suivi de facturation des évènements,
• Faire un suivi des paiements avec les équipes opérationnelles et la direction financière
• Développer les ventes et renforcer la relation avec les nouveaux clients et les clients existants.
• Promouvoir toutes les prestations offertes au sein de l’hôtel,
• Suivre l’animation musicale live régulière et évènementielle dans l’hôtel
• Coordonner l’animation des points de vente autour des célébrations du calendrier
• Faire remonter les non-conformités et réaliser des suggestions d’amélioration aux chefs de service opérationnels concernant l’expérience client, dans un souci d’amélioration continue
• Mettre en œuvre et faire respecter les standards et procédures en place dans l’établissement
• Suivre attentivement les résultats économiques et qualitatifs de la Maison. Définir et mettre place des actions d’amélioration avec la Direction,
• S’assurer du bon suivi des règles de sécurité et d’hygiène en vigueur,
• Informer sa hiérarchie de toute situation « anormale » concernant la sécurité ou les risques d’accidents des clients ou des collègues

PROFIL RECHERCHÉ

Vous avez au moins 2 ans d’expérience dans le secteur du luxe et dans la coordination d’événements, et vous vous distinguez par les qualités suivantes :

• Excellente organisation et gestion des priorités.
• Capacité à travailler avec réactivité.
• Maîtrise des outils de gestion (Excel, logiciels spécialisés).
• Français et anglais courants (écrit et oral).
• Dynamisme, créativité et sens du relationnel.