Poste recherché : Assistant(e) Administratif(-ive) Référence : n°241769 Ville : Paris Pays : France Contrat : CDI Date de début du contrat : Dès que possible Expérience : Expérimenté Statut du poste : Agent de maîtrise Catégorie du poste : Administration / Assistanat de Direction Salaire : Selon expérience Date de mise en ligne : 06/09/2024 Offre toujours d'actualité pour la semaine du 16/09/2024
DESCRIPTIF DE L'OFFRE Vous êtes placé(e) sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur Financier et du Directeur Technique (temps partagé 50/50)
Vos missions courantes sont : (liste indicative et non-limitative)
Gestion et supervision du courrier entrant et sortant de l’hôtel : Ouverture du courrier, tri pour les différents services, affranchissement du courrier sortant, dépôt aux concierges,
Gestion des appels téléphoniques et filtrage,
Organisation générale des bureaux administratifs et notamment gestion des photocopieurs, fax, machine à affranchir… (contact de la maintenance),
Organisation et classement des contrats des 3 hôtels
Organisation de voyages et déplacements divers à la demande du/des directeurs
Suivi des organismes tels SACEM, Video Surveillance, la Poste pour l’affranchissement, …
Suivi de la balance débiteur avec le chef de réception et la restauration/banquet pour l’hôtel Regina uniquement pour les mises au contentieux le cas échéant.
Pour la Direction, plus spécialement :
Assurer le suivi administratif du Directeur Général et du Président du Conseil d’Administration : courrier, classement de certains dossiers et suivi de missions ponctuelles et évènementielles qui vous sont confiées (organisation de réception/réunion pour la Direction générale, Conseil d’administration, réunions diverses = réservation dans les 3 hôtels, coordination avec les différents services, …)
Assurer le suivi administratif du Directeur Financier et du Directeur Technique « groupe » : création des dossiers, classement, courrier, archivage, gestion des commandes aux ateliers protégés, organisation de réunion (réservation de salons, etc…), envoi des factures et rattachement des devis et contrat dans Yooz, suivi des évolutions règlementaires techniques et sécurités, suivi des dépenses énergétiques et analyse, suivi de projets et mise à jour des procédures internes.
Assurer le suivi des dossiers Assurances, notamment sinistres, renouvellement des contrats, mise à jour des contrats spécifiques aux travaux sous la supervision du Directeur Financier et du Directeur Technique ;
Et de manière générale toute tâche confiée par la Direction Financière ou Technique en matière administrative, de secrétariat ou de gestion de dossiers.
PROFIL RECHERCHÉ
Compétences
Bonne présentation, bonne expression écrite et verbale,
Poste recherché : Assistant(e) Administratif(-ive) Référence : n°241769 Ville : Paris Pays : France Contrat : CDI Date de début du contrat : Dès que possible Salaire : Selon expérience Expérience : Expérimenté Statut du poste : Agent de maîtrise Catégorie du poste : Administration / Assistanat de Direction Date de mise en ligne : 06/09/2024 Offre toujours d'actualité pour la semaine du 16/09/2024
PRÉSENTATION DE NOTRE SOCIÉTÉ
Les HÔTELS BAVEREZ, groupe hôtelier Parisien depuis 1901 représente le luxe à la française. Idéalement situé face au musée du Louvre, l’hôtel Regina bénéficie d’une situation privilégiée au cœur de la culture française. Il est issu d’une longue tradition familiale de l’hôtellerie haut de gamme qui regroupe également l’hôtel Raphael et le Majestic Hôtel-Spa, où se mêlent luxe et raffinement.
